Invitara Event Management & Ticketing - Fallstudie

Unser Kunde, eine führende Eventagentur, die Veranstaltungen für Tausende von Teilnehmern plant, stand vor einem großem Problem: Sie benutzten ein teures und unflexibles Tool, das ihren Bedürfnissen nicht gerecht wurde.

Trotz der hohen Kosten mangelte es dem Tool an Flexibilität und Funktionen, um Großveranstaltungen effektiv zu verwalten. Diese Einschränkungen machten es nicht möglich, ein reibungsloses Erlebnis für die Veranstalter und Teilnehmer zu bieten.

Lösung

Nachdem sie uns kontaktiert hatten, begannen wir mit der Entwicklung einer maßgeschneiderten Event-Management-Plattform. Wir nannten sie Invitara.

Unser Ansatz

Die Vision verstehen

Unser erster Schritt war die Durchführung umfangreicher Beratungen mit dem Kunden. Wir mussten nicht nur ihre aktuellen Probleme verstehen, sondern auch ihre Vision für die Zukunft ihrer Eventplanungsprozesse erfassen. Diese Gespräche offenbarten den Wunsch nach einem Tool, das:

• Hochgradig anpassbar, um verschiedene Veranstaltungstypen und -größen zu bedienen
• Langfristig kosteneffektiv
• Funktionsreich, um den Bedarf an mehreren unterschiedlichen Tools zu eliminieren
• Benutzerfreundlich sowohl für Eventplaner als auch für Teilnehmer
• Skalierbar, um zukünftiges Wachstum zu ermöglichen

Agile Entwicklung

Von Anfang an standen wir vor einer großen Herausforderung: extrem kurze Deadlines. Mit mehreren hochkarätigen Veranstaltungen, die in Kürze anstanden, mussten wir in Rekordzeit eine funktionale und robuste Lösung liefern.

Angesichts der zeitlichen Einschränkungen entschieden wir uns für eine agile Entwicklungsmethodik. Dieser Ansatz ermöglichte es uns:

• Funktionen basierend auf unmittelbaren Bedürfnissen und langfristigen Zielen zu priorisieren
• Funktionale Module in Phasen zu liefern, damit der Kunde kritische Funktionen frühzeitig nutzen konnte
• Schnell auf der Grundlage von Feedback aus der Praxis zu iterieren
• Flexibilität zu bewahren, um sich an sich ändernde Anforderungen im Laufe des Projekts anzupassen

Hauptfunktionen von Invitara

Kontaktverwaltung

Im Herzen jedes Event-Management-Tools steht das Kontaktverwaltungssystem. Wir haben das Kontaktverwaltungsmodul von Invitara mit Blick auf Flexibilität und Leistungsfähigkeit entwickelt:

• Import- und Exportfunktionen: Nahtloser Transfer von Kontaktdaten aus bestehenden Datenbanken oder Export zur Verwendung in anderen Tools.
• Benutzerdefinierte Eigenschaften: Jede Veranstaltung kann ihre eigenen benutzerdefinierten Kontakteigenschaften haben, was eine unübertroffene Flexibilität bei der Datenerfassung und -verwaltung bietet.
• Ein Tagging-System, womit man Kontakte effizient und einfach segmentieren kann, was eine gezielte Kommunikation ermöglicht.

Landingpages

• Veranstaltungsspezifische Seiten: Jede Veranstaltung kann ihre eigenen einzigartigen Landingpages haben, die die individuelle Marke des Betreibers widerspiegelt.
• Benutzerfreundlicher Anmeldeprozess: Optimierte Anmeldeformulare reduzieren Reibungsverluste und erhöhen die Konversionsraten.
• Mehrsprachige Unterstützung: Um ein globales Publikum zu bedienen, können Landingpages in mehreren Sprachen erstellt werden, was die Reichweite jeder Veranstaltung erweitert.

QR-Codes

• Einzigartige Codes: Jeder Kontakt erhält einen personalisierten QR-Code.
• Vielseitige Verwendung: Codes können für Check-in, Zugangskontrolle und personalisierte Interaktionen während der gesamten Veranstaltung verwendet werden.
• Nahtlose Integration: QR-Codes werden automatisch generiert und können leicht in E-Mails, Tickets oder Badges integriert werden.

Diese Funktion reduzierte die Check-in-Zeiten erheblich und verbesserte das gesamte Teilnehmererlebnis.

E-Mail-Versand

E-Mail-Kommunikation ist entscheidend im Event-Management. Wir haben ein leistungsstarkes E-Mail-Modul entwickelt, das Folgendes umfasst:

• Anpassbare Vorlagen: Vorlagen können für verschiedene Kommunikationsbedürfnisse erstellt werden.
• Automatisierte Workflows: Triggerbasierte E-Mails können für Aktionen wie Veranstaltungsanmeldungen oder Erinnerungsbenachrichtigungen eingestellt werden.
• Kampagnenmanagement: E-Mail-Kampagnen können geplant und durchgeführt werden, um Teilnehmer vor, während und nach Veranstaltungen zu kontaktieren.
• Umfassende Analysen: Es werden E-Mail-Öffnungen, Klicks und Bounces erfasst.

Ausgeklügeltes Check-In-System

Der Check-in-Prozess ist für ersten Eindruck eines Teilnehmers einer Veranstaltung wichtig. Unser Check-in-System wurde entwickelt, um sowohl effizient als auch anpassungsfähig zu sein:

• Echtzeit-Statistiken: Veranstaltungsteilnahme können mit Live-Updates zu Check-in-Zahlen überwacht werden.
• Anpassbare Regeln: Check-in-Regeln können eingestellt werden, wie z.B. das Erlauben oder Einschränken des erneuten Eintritts.
• Dedizierte Mobile App: Eine speziell entwickelte App optimiert den Check-in-Prozess für das Veranstaltungspersonal.
• Offline-Funktionalität: Stellt den reibungslosen Betrieb auch in Bereichen mit schlechter Internetverbindung sicher.
• Badge-Druck-Integration: Option zum bedarfsgerechten Drucken von Badges während des Check-ins.

Dieses System beschleunigte nicht nur den Check-in-Prozess, sondern lieferte auch wertvolle Echtzeit-Daten für Veranstalter.

Interaktives Sitzplan-Tool

Für Veranstaltungen, die zugewiesene Sitzplätze erfordern, entwickelten wir ein intuitives Sitzplatzmanagement-System:

• Erstellen von digitale Darstellungen von Veranstaltungsräumen.
• Teilnehmern können Tischen und Sitzplätzen zugewiesen werden.
• Echtzeit-Updates: Der Sitzplan spiegelt den Live-Check-in-Status wider und gibt Organisatoren einen sofortigen Überblick über die Anwesenheit.
• Integration mit Check-In: Zugewiesene Sitzplätze werden während des Check-in-Prozesses angezeigt und leiten die Teilnehmer auf ihre Plätze.

Ergebnisse und Auswirkungen

• Kosteneinsparungen: Der Kunde nutzt jetzt Invitara anstelle eines anderen Tools.
• Skalierbarkeit: Der Kunde hat erfolgreich eine große Veranstaltung mit Tausenden von Teilnehmern ohne Systemprobleme verwaltet.
• Markenstärkung: Die professionellen und reibungslosen Veranstaltungserfahrungen verbesserten den Ruf des Kunden in der Branche.

Fazit

Durch ein tiefes Verständnis der Bedürfnisse unseres Kunden und den Einsatz unserer technischen Expertise haben wir eine Plattform geschaffen, die nicht nur unmittelbare Probleme löste, sondern auch den Weg für zukünftige Innovationen ebnete.

Wir arbeiten daran, Invitara von einer kundenspezifischen Lösung zu einem branchenweiten Standardtool weiterzuentwickeln.